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Updates, neue Features & Bugfixes

Freuen Sie sich auf regelmäßige Updates! Unsere Releases umfassen neue Features, Fehlerbehebungen, Optimierungen an der Oberfläche, Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit und technische Weiterentwicklung.

  • SUPERNOVA

    Operative Kernbereiche in einem durchgängigen Prozess

    Wenn Daten in mehreren Systemen liegen, kostet jede Abstimmung Zeit und Auswertungen werden zur Bastelarbeit. Mit dem SUPERNOVA-Release verbindet prokai operative Kernbereiche von Planung bis Auswertung in einem durchgängigen Prozess. Weniger Brüche, mehr Übersicht, bessere Entscheidungen.

    Warenwirtschaft
    • Vertragsbearbeitung und Abrechnung
    • Bestellvorschläge
    • Kreditlimitprüfung
    • Preisfindung über Gruppenpreislisten
    • Kundenlagerfach
    Workflow-Engine Step 2
    • Umstellung von Toolprozessen auf die neue Workflowengine, wodurch diese kundenspezifisch angepasst werden können, wie z.B. die automatische Ticketerstellung
    • Mehr Möglichkeiten für die Konfiguration von Triggern und Aktionen
  • GALAXY

    CRM, das die Pipeline sichtbar macht, ohne Extra-Pflege

    Ein CRM bringt nur was, wenn es unterstützt und nicht noch mehr Klicks erzeugt. Mit dem GALAXY-Release setzt prokai auf klare CRM-Prozesse: Zuständigkeiten, Pipeline-Logik und Übergaben sind nachvollziehbar, damit Deals nicht liegen bleiben und Abschlüsse planbarer werden.

    CRM
    • Verwaltung von B2C und B2B-Kunden
    • Kampagnen für z.B. Events oder Online Ads
    • Sales-Prozesse auf Kundenebene

Abgeschlossene Releases 2026

  • ORBIT

    Mehr Ordnung in Prozessen, Dokumenten und Dienstplänen

    Wenn Abläufe wachsen, braucht’s Struktur, sonst wird’s schnell unübersichtlich. Mit dem ORBIT-Release bildet prokai Prozesse klar ab, bringt Dokumente in ein einheitliches Output Management und macht Dienstpläne zentral steuerbar. So bleibt alles im Griff, auch wenn’s im Alltag turbulent wird.

    Workflowengine Step 1
    • Konfiguration von einfachen Workflows
    • Reagieren auf Trigger, wie z.B. dem Ändern von Daten oder dem Eingang einer Mail
    • Ausführen von Aktionen, wie z.B. dem Senden einer Mail oder dem Anzeigen einer Benachrichtigung
    Reporting
    • Standardreports in Excel und PDF
    • Kundenspezifische Anpassungmöglichkeiten für die Standardreports, incl. Firmenlogo
    Dienstpläne
    • Monatsweise Planung anhand von kundenspezifischen Schichten
    • Planung mit Personen, Maschinen und weiteren Ressourcen
    Neu: Meine Personalakte (Self-Service)
    • Mitarbeitende können ihre Personalakte selbst einsehen — abhängig von den im Vertrag hinterlegten Berechtigungen. Verfügbare Bereiche: persönliche Daten, Zahlungsinformationen und Dokumente (inkl. Upload im Self-Service-Modus). HR steuert den Zugriff über die Vertragsfelder „Darf Personalakte einsehen“ und „Darf Dokumente einsehen“.
    Neu: Dashboard mit KPI-Widgets und Themen
    • Das Dashboard wurde grundlegend erweitert: themenbasierte Ansichten (Übersicht, Tickets, Projekte & Auslastung, Personal, Recruiting, Kunden, Assets, Diagnostik) mit passenden KPI-Widgets. Kennzahlen wie offene Tickets, Auslastung, Krankenquote, Bewerbungen, Urlaubstage, Überstunden und mehr — rollenbasiert und pro Thema konfigurierbar. Widgets lassen sich individuell anordnen und speichern.
    Verbesserungen
    • Statusanzeige in der Ticket-Listenansicht: In der Listenansicht von Boards wird der Ticket-Status jetzt mit Status-Icon und verbessertem Layout angezeigt — schneller erkennbar auf einen Blick.
    • E-Mail-Betreffzeilen bei Ticket-Benachrichtigungen: Betreffzeilen von Ticket-E-Mails (Benachrichtigungen und Erinnerungen) enthalten jetzt Ticket-Schlüssel, Titel und Kundenname — für bessere Orientierung direkt in Outlook und anderen Mail-Clients.
    • Erstellungs- und Änderungsinformationen bei Projekten:In der Projekt-Übersicht gibt es einen neuen Bereich „Erstellung & Änderung“ mit Ersteller, Erstellungsdatum, letztem Bearbeiter und letztem Änderungsdatum — für mehr Transparenz bei der Projekthistorie.
    Bugfixes
    • Die Auswahl eines Kunden beim Erstellen eines Termins im Kalender ist jetzt wieder möglich
    • Das Umbenennen eines Benutzernamens in der Verwaltung funktioniert jetzt wieder
    • Die Zuweisung von Kategorien zu Kunden funktioniert jetzt wieder in allen Fällen korrekt
  • STARDUST

    Recruiting & HR-Prozesse, die einfach durchlaufen

    Excel hier, E-Mail da, dazu noch ein Tool fürs Recruiting und am Ende sucht man Infos doppelt und wartet unnötig. Mit dem STARDUST-Release bringt prokai Recruiting und HR-Administration in einem System zusammen. Ergebnis: weniger Rückfragen, weniger Doppelpflege, mehr Tempo im Prozess.

    Neu
    • Benutzerdefinierbare Felder: kundenspezifische Felder flexibel für Ticketdetails, Projektdetails, Customerdetails und Assetdetails konfigurieren, mit Unterstützung für die Feldtypen Text, Zahl, Datum, Checkbox und Dropdown.
    • DATEV-Schnittstelle HR-Exchange: für die Erstbestückung inklusive Synchronisation der Mitarbeiterstammdaten sowie für die Neuanlage und Aktualisierung von Mitarbeitern, die Erfassung von Monatsdaten und die Anpassung von Gehältern.
    • Warenwirtschaft: zur Abwicklung zentraler Prozesse wie Lagerverwaltung mit Lagerbuchungen und Bewegungsprotokollen, Rückholscheinen, Bestellungen, Wareneingängen und Eingangsrechnungen.
    • Recruiting: zur Unterstützung von zwei neuen Templates für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen sowie für die Abbildung von Initiativbewerbungen.
    • Zeugnis-Generator: zur kinderleichten Erstellung von Arbeitszeugnissen direkt in prokai.
    • Fuhrpark-Management: zur Verwaltung von Kfz direkt im System, mit Verknüpfung zur digitalen Personalakte sowie einer zentralen Übersicht für HR und Fuhrparkverantwortliche.
    • Expositionsregister: zur Dokumentation des Umgangs mit Gefahrenstoffen.
    • SmoothSync: zur automatischen Aktivierung und Deaktivierung von Benutzerkonten im Active Directory im Rahmen von On- und Offboarding.
    • Daten-Import-Tool: zum Import von Mitarbeiterdaten mit wenigen Klicks direkt in prokai.
    • Easy App-Onboarding: zur automatischen Anmeldung in der prokai App über einen individualisierten QR-Code direkt aus prokai heraus, sodass keine separate Eingabe der Anmeldedaten mehr erforderlich ist.
    Fixes
    • Das Erstellen einer primären Kontaktadresse funktionierte in manchen Fällen nicht korrekt
    • Als Favorit markierte Kontakte wurden nicht korrekt angezeigt
    • Das Anlegen eines Auftrags mit manueller Adresseingabe funktionierte nicht richtig
    • Das Bearbeiten eines Veröffentlichungsziels führte in manchen Fällen zu einem Fehler
    • Die sekundäre Textfarbe wurde in der Veröffentlichung einer Stellenanzeige nicht korrekt angewendet

Release Notes 2025: Updates, Features & Fixes

Alle prokai Releases 2025 im Überblick – von UI-Refresh und Ressourcenplanung bis Warenwirtschaft, Recruiting und Bugfixes.

  • Warenwirtschaft:

    • Integration der Kundenstammdaten
    • Erzeugen und Bearbeiten von Aufträgen
    • Erzeugen von Aufträgen auf Basis der Leistungszeiten
    • Integration der dreistufigen Preishierarchie (System/Kunde/Projekt)
    • Workflow „Lieferscheine erstellen“
    • Workflow „Rechnungen erstellen“

    Recruiting:

    • Erstellen von Stellenausschreibungen
    • Veröffentlichung von Stellenauschreibungen auf der eigenen Homepage und auf externen Plattformen
    • Eingang von Bewerbungen direkt im System
    • Verwaltung und Bearbeitung von Bewerbungen
    • Talentpool für Bewerber, die aktuell nicht passen, aber perspektivisch für das Unternehmen in Frage kommen
    • Übernahme von Bewerbern in den Mitarbeiterstamm nach erfolgter Einstellung

    Fixes

    • Abwesenheiten konnten in manchen Fällen ohne mindestens einen zugehörigen Tag erstellt werden
    • Der Clear Button bei der Asset-Kategorie war in manchen Fällen nicht sichtbar
    • Das Bundesland in den Mitarbeiterdetails wurde nicht immer korrekt gespeichert
    • Die Button-Beschriftung bei den Mitteilungen wurde geändert von „Akzeptieren“ zu „Zur Kenntnis genommen“

  • Neu:

    • Qualitätsverbesserungen und Umsetzung Ihres Userfeedbacks
    • GUI & Usability Improvements, vor allem bezüglich Ticketsystem und Zeiterfassung
    • Verbesserung der Kundenkommunikation via prokai, inkl. Einführung mehrerer Funktionspostfächer
    • In Tickets und Kommentaren können ab sofort @Mentions hinzugefügt werden
    • Beim Kopieren von Tickets wird ab sofort auch die Ticket-Art übernommen
    • Einem Kunden zugehörige Assets können ab sofort direkt in der Kundenansicht eingesehen werden
    • Die Größenbeschränkung für Screenshots in Kommentaren und E-Mail-Antworten wurde optimiert
    • Angehängte Mails an Tickets, Personalakte und Co. enthalten nun die E-Mail-Infos Sender, Empfänger, Datum und Uhrzeit
    • In der Workflow-Ansicht eines Boards sind Tickets ab sofort noch einfacher aufzurufen
    • Im Leistungsjournal kann jetzt zusätzlich zu Einzelpersonen auch nach verantwortlichen Teams gefiltert werden
    • Beim Ressourcenmanagement können ab sofort Personen direkt zugewiesen werden
    • Eine Jahresübersicht mit Abwesenheiten (z.B. Urlaub) ist ab sofort für jeden einzelnen Mitarbeiter in der Personalakte verfügbar
    • Urlaube in der Personalakte werden außerdem nicht mehr über Wochenenden und Feiertagen angezeigt
    • Wenn ein Projekt via Vorlage erstellt wird, wird der ausgewählte Kunde automatisch auch für alle zugehörigen Tickets übernommen
    • Projektverantwortliche werden jetzt in der Projektübersicht angezeigt und es kann nach ihnen gefiltert werden
    • Technische Optimierungen

    Fixes

    • Wenn E-Mails mit Images verknüpft werden, werden die Bilder jetzt zuverlässig korrekt aufgelöst
    • Die vom User gewählte Anzahl an Elementen pro Seite wird jetzt wieder richtig angezeigt
    • Ticket-Antworten haben in bestimmten Fällen neue Tickets erzeugt, dies wurde behoben
    • Der „Kommentar hinzufügen“-Button für Kommentare wurde besser sichtbar platziert
    • Die auf Tickets gebuchte Gesamtzeit wird wieder korrekt dargestellt
    • Auch nach dem Öffnen einer Personalakte funktioniert die Mitarbeitersuche ab sofort zuverlässig
    • Eventuelle Darstellungsfehler nach dem ersten Tages-Login wurden behoben
    • Krankheitstage bei Teilzeit werden ab sofort korrekt berechnet
    • Diverse kleinere Bugs im Zusammenhang mit der Planer-Funktion im Projekt

  • Neues UI

    • Neue Oberfläche für den Webclient im modernen Material 3 Design

    Ressourceneinsatzplanung

    • Ressourcenverwaltung: Es können beliebige Ressourcen & Ressourcengruppen mit verschiedenen Typen (Person, Maschine, Material, Werkzeug) und beliebigen Attributen erstellt werden.
    • Suche nach freien Ressourcen: Möchte man einen Einsatz planen, gibt man einen Zeitraum, eine geschätzte Dauer und ein (optionales) Anforderungsprofil (Attribute) an die Ressourcen ein. Das System ermittelt die passende Ressource anhand der zugeordneten Attribute (z.B. „C# Entwickler“) und der bestehenden Auslastung und plant diese ein.
    • Im Auslastungskalender lässt sich die Auslastung aller Ressourcen innerhalb eines beliebigen Monats anzeigen.

    Revisionssichere Dokumente

    • Dokumente können nun verschiedene Versionen haben. Wurde eine neue Version hochgeladen, kann die alte immer noch eingesehen/heruntergeladen werden.
    • Erweiterte und einheitliche Datei-Metadaten

    Assetmanagement

    • Verwaltung von Objekten wie Hardware, Software oder Accessoires
    • Tracking von Informationen:
      • – Allgemeine Daten: Hersteller, Modellnummer, Eigentümer, Standort, …
      • – Wartungsrelevante Daten: Zustand, Wartungsintervall, Datum der letzten Wartung, Besonderheiten bei der Wartung, Datum der nächsten erforderlichen Wartung, …
      • – Vertragsrelevante Daten: ggf. Laufzeit des Servicevertrags, Abschreibung, laufende Kosten, …

  • Neu:

    • Vorbereitung für eMail-Regeln mit Funktionspostfächern
    • Persönliche eMails können an Vorgänge (z.B. Artikeln, Kunden) ausgewählt und angehängt werden
    • E-Mail-Anhänge und Grafiken im Text werden in Tickets berücksichtigt und dort als Anhang geführt
    • Weitere Absicherung des Dokumentenabrufs

    Fixes

    • Anzeige von Kundennummern in der Kundenauswahl bei Ticket Erstellung
    • Kundennamen die zu lange sind um angezeigt zu werden, werden bei Hover vollständig angezeigt
    • Fix: Im Tagesjournal wurden unter Umständen Zeiten von anderen Personen berücksichtigt
    • Erweiterung: In der Board-Übersicht werden jetzt Kundeninformationen angezeigt (falls vorhanden)
    • Anpassung von eMail-Texten pro Mandant über die Oberfläche (für Administratoren)
    • Fix: Wenn man per URL ein Board öffnen möchte, auf das man keine Rechte hat, wird nur ein Lade-Icon angezeigt und sonst passiert nichts. Nach dieser Änderung wird man auf die Board-Hauptseite zurückgeschickt und endet nicht in einem Lade-Loop.
    • Einschränkung im Leistungsjournal auf „Abgeschlossene Tickets“
    • Containerisierung der Anwendung und Umsetzung der zugehörigen Deployment-Strategie