Projektmanagement-Tool in prokai:
in Time - in Scope - in Budget

Mit prokai managen Sie Ihre Projekte online in der Cloud. Es ist keine aufwendige Installation, Serverraum oder technisches Know-how notwendig. Ihre Mitarbeiter haben jederzeit und überall Zugriff, ob im Büro, im Homeoffice oder mobil, unterwegs beim Kunden. Durch die Synchronisierung arbeiten alle mit denselben aktuellen Projektdaten. Aufgaben, Zeiten, Tickets, Kundeninfos und Leistungsnachweise liegen zentral an einem Ort und sind automatisch miteinander verknüpft. Keine doppelte Datenpflege, chaotische Excel-Listen oder verstreute Zettelwirtschaft. (Auf Wunsch ist prokai aber auch als OnPremise Variante verfügbar.)

Für welche Branchen und Betriebsgrößen ist prokai’s Projektmanagement geeignet?

– Sie können nur das Modul “Projektmanagement” nutzen, Zeiterfassung, HR, Ticketsystem, Kundenverwaltung sind optional. Damit eignet es sich sogar für Freiberufler, Freelancer und andere Solo-Selbstständige, die ihre Projekte endlich sauber strukturieren möchten, ohne gleich ein riesiges ERP-System einzuführen.

– Gleichzeitig ist prokai stark genug für kleine und mittlere Firmen, Agenturen, Dienstleister, Handwerksbetriebe und Co. Sie können problemlos mehrere Projekte, Kunden und Mitarbeiter parallel koordinieren. Meilensteine, Tickets, Unteraufgaben, Verantwortlichkeiten, Zeiten und Kundeninfos liegen zentral an einem Ort und sind smart miteinander verknüpft, sowie synchronisiert.

– Da prokai auch ein vollumfängliches ERP-System ist, das alle üblichen Unternehmens-Tools auf einmal abdeckt, sind auch große Mittelständler mit prokai gut beraten.

Mit prokai können Sie (müssen aber nicht) Arbeitszeiterfassung mit Projektmanagement in einem Tool kombinieren. Mitarbeiter müssen gemäß EuGH-Urteil ohnehin ihre Arbeitszeit erfassen. Wichtig: Arbeits- und Projektzeiterfassung ist in prokai getrennt. Ansonsten kann es Probleme mit den in Deutschland geltenden Arbeitszeitvorgaben geben, beispielsweise im Hinblick auf das Einhalten und die Dokumentation gesetzlich vorgeschriebener Pausenzeiten.

Anhand der Projektzeiterfassung sehen Sie, welche Mitarbeiter mit welchem Stundensatz welche Aufgaben erledigt haben und wie profitabel ein Projekt ist. Selbstverständlich sind unterschiedliche Stundensätze für Kunden, Projekte oder Mitarbeiter möglich. Mit der inkludierten Projektzeiterfassung wissen Sie immer, ob Sie hohe Gewinne einfahren werden oder mehr Budget beantragen sollten.

Die Projektzeiterfassung ist mobil, synchronisiert und rechtskonform. Sie funktioniert überall, vom Außendienst bis zum Home Office.

Falls Sie mit der beliebten Kanban-Methode Ihre Projekte managen, sind Sie bei prokai genau richtig. Sie können Projekte, Tickets, Meilensteine und Unteraufgaben so organisieren, wie Sie am liebsten arbeiten: in Listen oder Kanban-Workflows. So können Sie je nach Art des Projekts oder anhand persönlicher Vorlieben Ihre Arbeiten delegieren, verfolgen und abschließen. Alles verknüpft mit Kundenkarteien, Mitarbeiterprofilen und Zeiterfassung versteht sich.

In prokai können Sie Kundenkarteien anlegen und Ihre Kunden direkt mit den zugehörigen Projekten und Tickets verknüpfen. Hinterlegen Sie detaillierte Infos, laden Sie Dateien wie Angebote, Verträge, Ansprechpartner, Rechnungsadresse und Co. direkt hoch und hängen Sie relevante Mailverläufe an. So behalten Sie einen Überblick über all Ihre Kunden – und die jeweils zugehörigen Projektfortschritte. Dank prokai’s smarten Verknüpfungen liegt alles zentral an einem Ort, alles ist automatisch miteinander verknüpft. Die Rechnung können Sie am Ende ebenfalls direkt aus prokai heraus versenden.

Mit prokai generieren Sie mit wenigen Klicks Leistungsnachweise für die Rechnungsstellung. Über das Leistungsjournal generieren Sie blitzschnell Tätigkeitsberichte und bereiten Ihre Rechnung direkt in prokai vor. Anschließend können Sie die Rechnung direkt aus prokai versenden.