prokai - Ihre HR-Software

Digitale Personalakte

Verwalten Sie alle Mitarbeiterinformationen zentral: Stammdaten, Organisationsstruktur, Vertragsdokumente und Unterlagen. prokai bietet natürlich auch individuelle Datenfelder. So haben HR-Verantwortliche die strukturierte Mitarbeiterhistorie immer schnell und übersichtlich zur Hand.

Recruiting

Steuern Sie den gesamten Bewerbungsprozess digital: Erstellen Sie Stellenanzeigen direkt in prokai und testen Sie unterschiedliche Varianten. Welche Ihrer CI-Farben spricht Jobsuchende besonders gut an?

Anschließend ernten Sie die Früchte Ihrer Arbeit und verwalten bequem die hereinflatternden Bewerbungen. Den Status der laufenden Stellenausschreibungen haben Sie jederzeit im Blick und sortieren vielversprechende Kandidat*innen im Recruiting-Workflow. Dank der Übernahme in die Mitarbeiterverwaltung nach Einstellung entsteht keine Doppelarbeit oder Copy-Paste-Fehler.

Mit HR-Software von prokai haben Sie jederzeit offene Positionen und Bewerbungsprozesse im Blick.

Talent-Management

prokai enthält beide Funktionen, die sich hinter Talent-Management verbergen: einen Talent-Pool und die Talent- bzw. Mitarbeiterentwicklung.

Einerseits gibt es in unserer Recruiting-Software einen Talent-Pool mit vielversprechenden Bewerbern, mit denen aber aktuell kein Arbeitsvertrag zustande gekommen ist. Sollten Vakanzen oder neue Positionen entstehen, kann dieser Pool angezapft werden. Die Cost-per-Hire sinkt mit einem Talent-Pool deutlich.

Zusätzlich gibt es das interne Talent-Management, auch Mitarbeiterentwicklung genannt. Vielleicht nicht immer vom Tellerwäscher zum Millionär, aber vom Werkstudent zur Führungskraft. Als Personalabteilung behalten Sie mit prokai Entwicklungspotenziale, Fähigkeiten, Schulungen, Projekterfolge und vieles mehr im Blick und navigieren die Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Alles effizient in Ihrer HR-Plattform.

Abwesenheitsmanagement

Verwalten Sie Abwesenheiten transparent und effizient. Wenn kurz vor dem Sommerloch Urlaubsanträge auf Sie einprasseln und schnelle Genehmigungen erwartet werden … Dann sind Mails, Excel und Nachfragen zwischen Tür und Angel zeitraubend. Sie brauchen ein einfaches Abwesenheitsmanagement für Ihre Urlaubsplanung, Krankmeldungen und Home-Office-Anträge. prokai bietet Ihnen automatische Abwesenheitsübersichten mit allen relevanten Informationen, die Personalern, Mitarbeitern und Führungskräften jederzeit zur Verfügung stehen.

Urlaubsplanung

Planen Sie Urlaub einfach, übersichtlich und ohne Kalender-Chaos. Wenn drei Mitarbeiter gleichzeitig Brückentage beantragen, die halbe Abteilung in den Sommerferien weg möchte und niemand so genau weiß, wer eigentlich noch verfügbar ist … Dann wird Urlaubsplanung schnell zur Geduldsprobe. Mit prokai stellen Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge direkt im System, Führungskräfte genehmigen mit wenigen Klicks und HR behält jederzeit den Überblick über Resturlaub, Abwesenheiten und Teamverfügbarkeit. So wird aus komplizierter Abstimmung eine klare Urlaubsplanung, die für alle funktioniert.

Schicht- und Dienstplanung

Mit prokai erledigen Sie Schichtplanung schnell und effizient: Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht, 4-Schicht-System, Wochenenddienste oder kundenspezifische Schichten. Mitarbeiter sehen anschließend im System ihre Arbeits- und Einsatzzeiten. prokai zeigt selbstverständlich auch an, wer abwesend ist, damit dies in der Dienstplanung entsprechend berücksichtigt wird. Auch Gehaltszuschläge, maximale Arbeitsstunden und Ruhezeiten fließen mit ein. Die Planung ist nicht nur auf Personen begrenzt, sondern erlaubt auch das Verfügbarkeitsmanagement für Maschinen und weitere Ressourcen, falls gewünscht.

Zeiterfassung

Die prokai-Zeiterfassungsapp ist kinderleicht zu bedienen: Kommen – Pause – Gehen. Arbeits- und Projektzeiten werden in prokai getrennt erfasst. Für einen angenehmen Workflow und einfache Abrechnung von Aufwänden. Projektmanager können so immer die Profitabilität und den Projektstatus verfolgen und entsprechend reagieren. All das ist synchronisiert mit der HR-Software und zentral an einem Ort einsehbar.

Vorbereitende Entgeltabrechnung

Wie bei jeder guten HR-Software bildet auch bei prokai vorbereitende Entgeltabrechnung den Kern des Systems. Ganz bequem online können Sie 1. lohnrelevante Mitarbeiterdaten verwalten, 2. die Integration mit DATEV nutzen und 3. mithilfe strukturierter Exportmöglichkeiten Ihre HR-Daten effizient in die Lohnbuchhaltung / an das Steuerbüro überführen.

Payroll-Integration

Funktionen zur Payroll bzw. Lohnabrechnung sind integraler Bestandteil von prokai. Daher ist beispielsweise die vorbereitende Entgeltabrechnung mithilfe der DATEV-Schnittstelle mit unserer HR-Software möglich. Auch strukturierte Exportmöglichkeiten für Lohnbuchhaltungs- und Steuerbüros gehören dazu.

DATEV-Integration / Schnittstelle

prokai hat eine DATEV-Schnittstelle. Ohne Zusatzkosten oder Schnittstellengebühren. Bei prokai’s HR-Software ist alles inkludiert, es kommen keine Zusatzkosten auf Sie zu, wenn Gesetzesänderungen oder technologische Innovationen, wie KI & Co. dazukommen.

Self-Service für Mitarbeiter

Mitarbeitende können ihre Personalakte bei prokai selbst einsehen oder nicht – abhängig von den im Vertrag hinterlegten Berechtigungen. Verfügbare Bereiche sind unter anderem: persönliche Daten, Zahlungsinformationen und Dokumente. Auch Uploads sind im Self-Service-Modus möglich. Sie als HR-Abteilung steuern den Zugriff über die Vertragsfelder „Darf Personalakte einsehen“ und „Darf Dokumente einsehen“ kinderleicht und intuitiv.

On- und Offboarding

prokai sorgt von Beginn an für einen wohltemperierten Einstieg von neuen Mitarbeitern. Mit diesen zwei Funktionen:

Easy App-Onboarding: Mitarbeiter melden sich mit einem individualisierten QR-Code direkt aus prokai heraus in der prokai App an. Keine separate Eingabe der Anmeldedaten ist mehr erforderlich.

SmoothSync: Zur automatischen Aktivierung und Deaktivierung von Benutzerkonten im Active Directory im Rahmen von On- und Offboarding nutzen Sie einfach mit wenigen Klicks die prokai SmoothSync-Funktion.

Asset-Management

Je nach Branche bekommen Mitarbeiter meist Schlüssel, Zugangskarte, Laptop, Smartphone und vieles mehr (Fuhrparkmanagement s.u.). Diese Assets gehören dem Unternehmen oder dem IT-Dienstleister und müssen repariert, gewartet, ausgetauscht, zurückgegeben werden. Hinzu kommen digitale Assets, wie Software-Lizenzen, Zugänge, VPN etc. Mit prokai managen Sie Übergabeprotokolle, Seriennummern, Garantien und wissen natürlich auch, wer welches Gerät oder welchen Zugang hat. Alle wichtigen Informationen und Dokumente liegen zentralisiert für HR- und Fachabteilungen ab und sind mit den entsprechenden Mitarbeitern im prokai-System verknüpft.

Personaleinsatzplanung

Mit prokai erledigen Sie Ihre Personaleinsatzplanung schnell und effizient: Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht, Wochenenddienste oder kundenspezifische Schichten. Mitarbeiter sehen anschließend im System ihre Einsatzzeiten. prokai zeigt selbstverständlich an, wer abwesend ist, damit dies in der Dienstplanung entsprechend berücksichtigt wird. Auch Gehaltszuschläge, maximale Arbeitsstunden und Ruhezeiten fließen mit ein. Die Planung ist nicht nur auf Personen begrenzt und ist auch auf Maschinen und weitere Ressourcen ausgelegt, falls nötig.

Auf Wunsch: Projektmanagement

prokai bietet HR-Software mit Projektmanagement unter einem Dach. Statt fünf einzelne Tools für 20-40€/Monat pro Mitarbeiter und Tool zu bezahlen, liefert prokai alles aus einer Hand für 8 € (12 € wenn Sie das komplette ERP-System nehmen). Hinzu kommt, dass keine Effizienzverluste durch Tool-Hopping bzw. schlecht aufeinander abgestimmte Einzellösungen noch oben drauf kosten. prokai enthält als vollständige ERP-Lösung neben einer kompletten HR-Software mit Arbeitszeiterfassung dann unter anderem auch Projektmanagement, Ticketsystem, Leistungsjournale und Warenwirtschaft.

Personalentwicklung

Vielleicht nicht immer vom Tellerwäscher zum Millionär, aber vom Werkstudenten zur Führungskraft. Als Personalabteilung navigieren Sie die Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden mit Leichtigkeit. Alles effizient in Ihrer HR-Plattform. Manche Stellen sind auf diese Weise schneller und besser intern besetzt.

Fuhrparkmanagement integriert

Verwalten Sie Fahrzeuge und Dienstwagen direkt dort, wo auch Ihre Mitarbeiterdaten liegen: in der digitalen Personalakte. Schneller Überblick, welcher Mitarbeiter welches Auto hat.

Vergütungsmanagement

Mit prokai verwalten Sie Gehälter, Zusatzleistungen und lohnrelevante Informationen zentral in Ihrer HR-Software. Überblick über Grundgehälter, Stundenlöhne, Boni, Zulagen und weitere Vergütungsbestandteile direkt dort, wo auch die Mitarbeiterdaten liegen. Von nun an liegen die wichtigen Infos für HR, Geschäftsführung und Lohnbuchhaltung zentralisiert in prokai.

Personalcontrolling

Personalwesen ist mehr als nur Zahlen. Mit prokai behalten Sie trotzdem wichtige HR-Kennzahlen zentral im Blick: Es liegen vorgefertigte Widgets für Sie bereit, individuell in Dashboards zusammenstellbar. Natürlich gibt es auch Standard-Dashboards mit den Zahlen, mit denen HRler üblicherweise arbeiten. Sie sehen unter anderem: Projektauslastung, neue Mitarbeiter, alles rund um die Zeiterfassung, wie beispielsweise durchschnittliche Überstunden und mehr.