App für Zeiterfassung: Arbeitszeiten einfach mobil erfassen mit prokai

Zentraler Überblick

Überstunden und Fehlzeiten haben Sie nun jederzeit im Blick, inklusive einer Kalenderübersicht im Browser über alle Arbeitszeiten. Zettelwirtschaft war gestern, Vogelperspektive ist jetzt.

Korrekturen an Arbeitszeiten

Sie entscheiden, wie lange Arbeitszeit nachträglich erfasst werden darf. Korrekturanträge können je nach Wunsch automatisch oder manuell im Browser freigegeben werden.

Genehmigungen

Jede Freigabe im System kann Pflicht oder optional sein, sowie wer berechtigt ist, die Genehmigungen zu erteilen. Komplette Freiheit oder komplette Kontrolle sind also möglich.
Mit prokai genehmigen Sie

• Zeiteinträge
• An- und Abwesenheiten
• Buchungskorrekturen
• Mitarbeiter individuell oder Mitarbeitergruppen

Flexible Arbeitszeitmodelle 

Weniger Verwaltung und mehr Flexibilität. Egal ob Schichtarbeit oder fest definierte Zeiträume, mit wenigen Standard-Arbeitszeitmodellen und der Möglichkeit, individuelle Varianten für Mitarbeitende zu erstellen, ist vom Azubi bis zur Aushilfe alles möglich.  

• Schichten & Zeiträume
• Flexible Arbeitstage
• Tagessteuerung
• Min. & Max. Stunden
• Wochenzeit & Wochentage

An & Abwesenheiten 

Wer darf Was? Definieren Sie verschiedene buchbare Zeitarten in der An- und Abwesenheit, sowie die Genehmigungspflicht für einzelne Abwesenheitsanträge. Verwalten Sie den Urlaubsanspruch zentral, stets mit der Option für eine mitarbeiterspezifischen Anpassung.  

• Urlaubsansprüche
• Buchungssteuerung
• Genehmigungssteuerung
• Antragsübersicht
• Kalenderübertrag
• An- & Abwesenheit

Pausenprofile 

Manuell oder automatisch, mit Zusatz oder nach Gesetz? Wie die Pausen gebucht werden, liegt in Ihrer Hand. Mit den regelbasierten Zusatzpausen ist es möglich nach Arbeitszeit, Feiertag, Wochentag oder im Zeitraum der Nachtschicht flexible extra Pausen zu definieren. Jede Pause, egal ob Zusatz oder nach gesetzlichen Vorgaben, kann dabei als Arbeitszeit gelten.  

• Gesetzliche Vorgabe
• Regelbasierte Zusatzpausen
• Automatische vs. manuelle Buchung
• Bezahlte Pausen

Schicht- & Einsatzplan  

Welcher Mitarbeiter und welches Fahrzeug können wann und wo eingesetzt werden? In dieser Übersicht sehen Sie was zur Verfügung steht. Neben Personen kann auch Fahrzeug-, oder Maschinenverfügbarkeit unkompliziert über einen langen Zeitraum definiert werden. Eine Auslastungsanzeige unterstützt Sie dabei.

• Freie Zeiträume
• Schichten
• Vor- & Nacharbeit
• Intuitive Planungsoberfläche
• SOLL vs. IST
• Personenrollen
• Auslastungsanzeige
• Ressourcenbasiert
• Personen & Maschinen
• Langzeitplanung

Tagesabschluss und Check-in  

Vergessen auszustempeln oder spontaner Schichttausch? Mit der optionalen Tagesabschluss-Funktion endet der Tag automatisch nach Überschreitung der SOLL-Stunden (oder zu einem anderen festen Zeitpunkt). Mitarbeiter und Vorgesetzte haben so keine Mehrarbeit durch Korrekturen.

• An- und Abschaltbar
• Automatischer Tagesabschluss
• Ungeplanter Schichttausch
• Buchungskorrektur beim Einstempeln

Kalender  

Schnell wissen, wer Urlaub hat, krank ist, im Home Office, vor Ort oder beim Kunden arbeitet. In den verschiedenen Ansichten (Tag/Monat/Jahr) können Anträge erstellt sowie der Genehmigungsstatus eingesehen werden. 

• Abwesenheitsplanung
• Tag/Monat/Jahr
• Geplant vs. Genehmigt

Tages- & Monatsjournal  

Die Ansicht für alle Buchungen im System. Mitarbeiter prüfen Ihre Zeitbuchungen nach. Vorgesetzte und HR können korrigieren und die Übersicht behalten.

• Individuell & Mitarbeiterübergreifend
• Buchungsübersicht
• Manuelle Korrektur
• Neuberechnung
• SOLL vs. IST

Bewertungsregeln  

Zu früh kommen ist Tabu aber länger bleiben ok? Kein Problem! Sie haben die Kontrolle darüber, was als Arbeitszeit zählt und was nicht. Egal ob maximale Arbeitsstunden, Rundungsregeln für Beginn und Ende, oder generell Zeiträume, in denen Arbeitszeit erfasst werden darf.  

• Rundung für Arbeitszeit
• Maximal Stunden
• Erlaubte Erfassungszeiträume

Kontoregeln  

Was geschieht mit der erfassten Arbeitszeit und ab wann zählen Mehrarbeitsstunden? Steuern Sie die Kontoverteilung über Periodenregel für Tag/Woche/Monat/Quartal und Jahr, um keine manuellen Überträge mehr leisten zu müssen.  

• Periodenregeln
• Urlaubsübertrag
• Mehrarbeitsstunden
• Verhalten von Langzeitkonten
• Umbuchen vs. Verfall
• Staffelverteilung

Leistungszeiten

In prokai werden Arbeitszeiten (Kommen – Pause – Gehen) und Leistungszeiten (Wie lange habe ich an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet?) getrennt erfasst. Dadurch haben Sie einen besseren Überblick über Arbeitszeit vs. produktiver Zeit gleichzeitig vor unzulässigen Höchstarbeitszeiten geschützt, die in bestimmten Fällen vermeintlich entstehen, wenn Leistungszeit = Arbeitszeit ist.

Im prokai ERP tracken Sie Leistungszeiten direkt auf das zugehörige Ticket und runden auf Wunsch automatisch im 15-Minuten-Takt auf. Starten Sie die Zeiterfassung aus dem Ticket heraus oder jederzeit ganz bequem über die Kopfleiste – egal, wo Sie sich gerade in der prokai Web-Applikation befinden.

Unterschiedliche Stundensätze

Unterscheiden Sie in der zugehörigen Web-Applikation zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten und hinterlegen Sie unterschiedliche Stundensätze für Kunden, Projekte und/oder Mitarbeiter-Positionen.

Projektmanagement & Ticketsystem

Alles kann, nichts muss. Verwenden Sie auch gerne das inkludierte Projektmanagement sowie vollumfängliches Ticketsystem für Ihr Helpdesk. Oder Sie arbeiten nur im Modul “Zeiterfassung”, ohne jegliche Komplexität. prokai’s Zeiterfassung eignet sich für jeden Anwendungsfall, vom Kleinstbetrieb bis zum Mittelstand.

Für 6€ pro User/Monat erhalten Sie die die prokai Zeiterfassung. Für nur 12€ bekommen Sie das komplette ERP, inklusive Projektmanagement und Ticketsystem.

Mehr Infos gibt es hier: Link zum Ticketsystem