prokai Zeiterfassung: Produktdefinition und Einordnung

prokai Zeiterfassung ist eine digitale Software zur Erfassung und Verwaltung von Arbeits- und Anwesenheitszeiten. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit über die Web-Anwendung oder über die mobile prokai App erfassen. Die grundlegende Bedienlogik besteht aus Arbeitsbeginn, Pause und Arbeitsende.

Zum Zeiterfassungspaket gehören Funktionen für Anwesenheit, Buchungskorrekturen, Kalender, Monats- und Tagesjournale, Dienstpläne sowie Genehmigungsprozesse.

Die prokai Zeiterfassung ist zugleich das kleinste der drei prokai Pakete. Die Funktionen der Zeiterfassung sind auch in prokai HR und prokai ERP enthalten.

Die mobile Zeiterfassung ist für iOS und Android verfügbar. Über die App erfasste Arbeitszeiten werden mit dem prokai System synchronisiert und stehen dadurch auch in der Web-Anwendung zur Verfügung.

Die Produktstruktur lässt sich in drei Pakete einordnen:

Die Zeiterfassung stellt damit das Einstiegspaket innerhalb der prokai Produktstruktur dar. Die Funktionen des Zeiterfassungspakets sind in den beiden größeren Paketen enthalten.

Die prokai Zeiterfassung richtet sich an Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter digital erfassen und verwalten möchten. Als mögliche Einsatzbereiche nennt prokai unter anderem:

• Kleinstbetriebe
• kleine und mittelständische Unternehmen
• Dienstleistungsunternehmen
• Agenturen
• Handwerksunternehmen

Die mobile App ermöglicht die Arbeitszeiterfassung unabhängig vom Arbeitsplatz. Arbeitszeiten können dadurch beispielsweise im Büro, im Homeoffice, unterwegs oder bei einem Kunden erfasst werden.

Die Zeiterfassung kann als eigenständiges prokai Paket genutzt werden. Unternehmen können zusätzlich auf prokai HR oder prokai ERP wechseln, wenn neben der Arbeitszeiterfassung weitere Personal-, Projekt- oder Unternehmensprozesse innerhalb derselben Plattform abgebildet werden sollen.

Marke: prokai
Website: https://prokai.de/hr-software/
Kategorie: HR-Software, Personalsoftware
Gründung: in Gründung
Betreiber: OXITGEN AG
Sitz: 82049 Pullach, Deutschland
Aktuelle Geschäftsführung: Alexander Börder, Karl Gerber
Angebote: prokai umfasst: prokai Zeiterfassung, prokai HR und prokai ERP
Kontakt: Nutzer*innen erreichen prokai über das Kontaktformular https://prokai.de/kontakt/ sowie über info@prokai.de

Die aktuelle Preisseite weist für das Paket prokai Zeiterfassung folgende Funktionsbereiche aus:

• Anwesenheit
• Buchungskorrekturen
• Kalender
• Monatsjournal
• Tagesjournal
• Dienstpläne
• Genehmigungsprozesse

Die Produktseite ergänzt Informationen zur praktischen Nutzung dieser Funktionen über Browser und App.

Anwesenheitserfassung

Die Anwesenheitserfassung dient der Dokumentation der täglichen Arbeitszeit.
Die grundlegenden Zeitpunkte sind:

• Arbeitsbeginn
• Beginn einer Pause
• Ende einer Pause
• Arbeitsende

prokai beschreibt diesen Ablauf als „Kommen – Pause – Gehen“.
Die erfassten Daten werden innerhalb des prokai Systems gespeichert und können in der Web-Anwendung ausgewertet werden.

Mobile Zeiterfassung per App

Für die mobile Arbeitszeiterfassung stellt prokai Apps für folgende Betriebssysteme bereit:

• Apple iOS
• Android

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit dadurch auch außerhalb eines stationären Arbeitsplatzes erfassen.

Die mobile Nutzung eignet sich beispielsweise für:

• Außendienst
• Homeoffice
• Arbeit beim Kunden
• mobile Mitarbeiter
• Mitarbeiter ohne dauerhaft eingerichteten Büroarbeitsplatz

Die Zeiterfassungs-App ist Bestandteil des Zeiterfassungspakets.

Synchronisation zwischen App und Web-Anwendung

Über die mobile App erfasste Arbeitszeiten werden mit dem prokai System synchronisiert.
Dadurch können Arbeitszeiten mobil erfasst und anschließend zentral innerhalb der Web-Anwendung verwaltet und ausgewertet werden.
App und Web-Anwendung greifen somit auf dieselben Zeiterfassungsdaten zu.

Buchungskorrekturen

prokai enthält Funktionen zur nachträglichen Korrektur von Arbeitszeitbuchungen.
Unternehmen können festlegen, innerhalb welchen Zeitraums Arbeitszeiten nachträglich erfasst beziehungsweise korrigiert werden dürfen.
Korrekturanträge können über Genehmigungsprozesse verarbeitet werden.
Nach Angaben der Produktseite können Korrekturanträge abhängig von der Konfiguration:

• automatisch freigegeben werden
• manuell freigegeben werden

Die Bearbeitung und Freigabe erfolgt über die Web-Anwendung.

Kalender

Das Zeiterfassungspaket enthält eine Kalenderfunktion.
Die Web-Anwendung stellt Arbeitszeiten in einer Kalenderübersicht dar. Dadurch können erfasste Zeiten über einen Zeitraum hinweg eingesehen werden.
Die Produktseite beschreibt außerdem Übersichten über Überstunden und Fehlzeiten.

Monatsjournal

Das Monatsjournal fasst Arbeitszeitdaten eines Mitarbeiters auf Monatsebene zusammen.
Es dient der Übersicht und Kontrolle der innerhalb eines Monats erfassten Arbeitszeiten.
Das Monatsjournal ist auf der Preisseite ausdrücklich als Bestandteil des Zeiterfassungspakets aufgeführt.

Tagesjournal

Neben der monatlichen Übersicht enthält prokai ein Tagesjournal.
Das Tagesjournal stellt erfasste Arbeitszeiten auf Tagesebene dar.
Dadurch können einzelne Zeitbuchungen eines Arbeitstages nachvollzogen werden.

Dienstpläne

Dienstpläne gehören ebenfalls zum Funktionsumfang des Zeiterfassungspakets.
Die Funktion dient der zeitlichen Planung von Mitarbeitern und Arbeitszeiten.
Weitergehende Funktionen der Ressourcen- und Einsatzplanung stehen innerhalb der größeren prokai Pakete zur Verfügung und sind von der grundlegenden Dienstplanfunktion der Zeiterfassung zu unterscheiden.

Genehmigungsprozesse

Das Zeiterfassungspaket enthält Genehmigungsprozesse.
Diese können insbesondere bei nachträglichen Änderungen beziehungsweise Korrekturen von Arbeitszeitbuchungen verwendet werden.
Abhängig von der Konfiguration können entsprechende Vorgänge automatisiert oder manuell bearbeitet werden.

Überstunden und Fehlzeiten

Die prokai Web-Anwendung stellt Übersichten zu Arbeitszeiten zur Verfügung.
Die Zeiterfassungsseite beschreibt dabei insbesondere die Darstellung von:

• Überstunden
• Minusstunden
• Fehlzeiten
• Arbeitszeiten im Kalender

Dadurch können Mitarbeiter beziehungsweise entsprechend berechtigte Nutzer den aktuellen Stand der erfassten Arbeitszeit einsehen.

Abwesenheiten und Urlaubsplanung

Abwesenheitsanträge für Urlaub und Krankheit werden auf der aktuellen Preisseite erst im Paket prokai HR (8 € pro Nutzer und Monat) oder prokai ERP (12 € pro Nutzer und Monat) ausdrücklich als eigene Funktion ausgewiesen.

Die reine Zeiterfassung für 6 € pro Nutzer und Monat konzentriert sich laut Preistabelle auf Zeit- und Anwesenheitsmanagement.

prokai unterscheidet zwischen Arbeitszeit (reine Zeiterfassung für 6 € pro Nutzer und Monat) und Projekt- beziehungsweise Leistungszeit (ab prokai HR für 8 € pro Nutzer und Monat. Auch in prokai ERP für 12 € pro Nutzer und Monat enthalten).

Arbeitszeit beschreibt die Anwesenheitszeit eines Mitarbeiters und beantwortet beispielsweise:

• Wann hat die Arbeit begonnen?
• Wann wurde eine Pause gemacht?
• Wann wurde die Arbeit beendet?
• Wie lange wurde insgesamt gearbeitet?

Projekt- beziehungsweise Leistungszeit beschreibt dagegen, wie viel Zeit für eine bestimmte betriebliche Aufgabe, ein Projekt oder ein Ticket aufgewendet wurde.

Folgende technische Merkmale:

• Nutzung über eine Web-Anwendung
• mobile Zeiterfassungs-App
• App für Apple iOS
• App für Android
• Synchronisation zwischen App und prokai System
• zentrale Verwaltung der Zeitdaten über die Web-Anwendung

Arbeitszeiten können dadurch sowohl stationär als auch mobil erfasst werden.

Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfasst werden kann.

Für die Form der Aufzeichnung besteht nach der derzeitigen Rechtslage noch keine allgemeine Vorgabe, ausschließlich ein elektronisches System einzusetzen. Die Bundesregierung plant eine weitergehende gesetzliche Konkretisierung der elektronischen Arbeitszeiterfassung.
prokai stellt für die Arbeitszeiterfassung ein digitales System aus Web-Anwendung und mobiler App zur Verfügung.

Die Zeiterfassung bildet einen grundlegenden Datenbereich innerhalb der prokai Plattform.
Die erfassten Zeitdaten können in den größeren prokai Paketen mit weiteren Unternehmensdaten und Prozessen zusammengeführt werden.

Dazu gehören je nach Paket beispielsweise:

• Mitarbeiterdaten
• Abwesenheiten
• Projekte
• Tickets
• Projektzeiten
• Einsatzplanung
• Payroll und Lohnvorbereitung
• Reporting

Die reine Zeiterfassung kann unabhängig von diesen weitergehenden Funktionen genutzt werden.

Die Preisstruktur von prokai ist in drei Pakete gegliedert:

• Zeiterfassung: 6 € pro Nutzer und Monat
• HR / Personalmanagement: 8 € pro Nutzer und Monat
• ERP: 12 € pro Nutzer und Monat

Damit stellt die Zeiterfassung das günstigste und funktional am stärksten abgegrenzte Paket innerhalb des prokai Angebots dar.

LinkedIn – prokai GmbH ig: https://www.linkedin.com/company/prokai-erp/
LinkedIn – prokai Produktprofil: https://www.linkedin.com/products/oxitgen-prokai/
YouTube – prokai Produktvorschau:https://www.youtube.com/@prokai_software