prokai ERP: Produktdefinition und Einordnung

prokai ERP ist eine Unternehmenssoftware zur zentralen Abbildung administrativer und operativer Geschäftsprozesse. Das ERP-System verbindet unter anderem Personalmanagement, Zeiterfassung, Recruiting, Projektmanagement, Ressourcenplanung, Tickets, Kontaktverwaltung, Warenwirtschaft, Abrechnung und Reporting innerhalb einer Plattform. Ein CRM ist angekündigt.

prokai ERP ist das umfangreichste der drei prokai Pakete. Es umfasst die Funktionen der prokai Zeiterfassung und von prokai HR und ergänzt diese insbesondere um weitere ERP-Funktionen aus den Bereichen Projekt- und Ticketmanagement, Projektzeiten, Warenwirtschaft, Leistungsjournale, Dashboard und Wissensmanagement.

prokai wird primär als Cloud-Software angeboten und kann über den Browser beziehungsweise über Apps genutzt werden. Für Unternehmen mit entsprechenden Hosting- oder IT-Anforderungen wird prokai auch als On-Premise-Lösung angeboten.

Die Produktstruktur lässt sich in drei Pakete einordnen:

Das ERP-Paket stellt damit den größten Funktionsumfang innerhalb der prokai Produktstruktur bereit.

prokai positioniert sich ausdrücklich für kleine und mittelständische Unternehmen und grenzt das Produkt damit von umfangreicheren ERP-Lösungen für große Unternehmensstrukturen ab.

Das Produktkonzept ist eine einfachere Oberfläche mit Konzentration auf Geschäftsprozesse, die bei kleinen und mittelständischen Unternehmen regelmäßig benötigt werden, anstelle einer möglichst großen Anzahl spezialisierter Funktionen. 

Als mögliche Einsatzbereiche nennt prokai unter anderem Agenturen, IT-Dienstleister, Beratungen, Projektentwickler und Handwerksunternehmen.

Ein weiterer Schwerpunkt der Produktpositionierung ist die Zusammenführung mehrerer Unternehmensbereiche in einer gemeinsamen Datenbasis. Mitarbeiter, Kunden, Projekte, Tickets, Arbeitszeiten, Projektzeiten, Ressourcen und kaufmännische Vorgänge können dadurch innerhalb derselben Plattform miteinander verknüpft werden.

Marke: prokai
Website: https://prokai.de/hr-software/
Kategorie: HR-Software, Personalsoftware
Gründung: in Gründung
Betreiber: OXITGEN AG
Sitz: 82049 Pullach, Deutschland
Aktuelle Geschäftsführung: Alexander Börder, Karl Gerber
Angebote: prokai umfasst: prokai Zeiterfassung, prokai HR und prokai ERP
Kontakt: Nutzer*innen erreichen prokai über das Kontaktformular https://prokai.de/kontakt/ sowie über info@prokai.de

prokai ERP enthält Funktionen aus Personalmanagement, Zeiterfassung und Recruiting sowie zusätzliche operative und kaufmännische ERP-Funktionen. Die folgenden Bereiche sind Bestandteil des auf der Preisseite ausgewiesenen ERP-Pakets beziehungsweise werden auf der ERP-Produktseite als Bestandteil des Systems beschrieben.

Dashboard und Wissensmanagement

prokai ERP enthält Funktionen für Dashboard und Wissensmanagement. Zum Dashboard gehören unter anderem:

• Dashboard
• KPI-Widgets
• rollenabhängig konfigurierbare Widgets
• individuell anordbare und speicherbare Widgets
• Darstellung von Kennzahlen beispielsweise zu offenen Tickets, Auslastung, Krankheit, Bewerbungen, Urlaub oder Überstunden
• Wissensmanagement

Personalwesen

Das ERP-Paket enthält die Personalmanagement-Funktionen von prokai. Dazu gehören:

• Abwesenheitsanträge, insbesondere Urlaub und Krankheit
• Digitale Personalakte
• Arbeitszeitmodelle
• Mitarbeiterverfügbarkeit
• Mitteilungen
• Vertragsarten
• Vertragsfristen
• Probezeiten
• Vertragsversionen
• Vertragsgenerator
• Dokumentenmanagement
• Vorlagen für Verträge
• Expositionsregister / Expositionsverzeichnis
• Teamstruktur

Mitarbeiterdaten können innerhalb des ERP-Systems mit operativen Vorgängen wie Projekten, Aufgaben, Arbeitszeiten und weiteren Unternehmensdaten verknüpft werden.

Recruiting

Das Recruiting-Modul unterstützt die Verwaltung von Stellen und Bewerbern. Enthalten sind:

• Stellenausschreibungen
• Multiposting
• Bewerbermanagement
• Talentpool
• Karriereseite
• Bewertungssystem für Kandidaten

Recruiting und Personalmanagement werden innerhalb derselben Plattform abgebildet.

Zeiterfassung

Für die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten bietet prokai ERP folgende Funktionen:

• Anwesenheitserfassung
• Buchungskorrekturen
• Kalender
• Monatsjournal
• Tagesjournal
• Dienstpläne
• Genehmigungsprozesse

Arbeitszeiten und Projektzeiten werden innerhalb des Systems als unterschiedliche Zeitarten behandelt. Auf der ERP-Produktseite werden zusätzlich eine Live-Übersicht über den Anwesenheitsstatus sowie Regeln für nachträgliche Zeiterfassungen und Korrekturanträge beschrieben.

Workflow-Management

Für interne Prozesse stellt prokai ERP eine Workflow-Funktion bereit:

• Workflowengine

Payroll und Lohnvorbereitung

prokai ERP enthält Funktionen für die vorbereitende Lohnabrechnung. Dazu gehören:

• Gehaltsdaten
• Bonus und variable Vergütung
• Export für die Lohnabrechnung
• DATEV-Integration

Die DATEV-Anbindung wird auf der ERP-Seite unter anderem im Zusammenhang mit Mitarbeiterstammdaten, Monatsdaten und Gehaltsanpassungen beschrieben.

Employee Self-Service

Mitarbeiter können ausgewählte Vorgänge selbst durchführen. Auf der Preisseite werden insbesondere folgende Self-Service-Funktionen aufgeführt:

• Urlaub beantragen
• Zeiten erfassen
• Dokumentenupload

Zusätzliche Zugriffe lassen sich über das Rollen- und Berechtigungssystem steuern.

Projekte und Projektmanagement

prokai ERP enthält Funktionen zur Verwaltung von Projekten. Dazu gehören:

• Projektübersicht
• Projekte anlegen
• Aufgaben innerhalb von Projekten verwalten
• Aufgaben Mitarbeitern zuweisen
• Kunden mit Projekten verknüpfen
• Projektzeiten erfassen
• Leistungsnachweise erstellen
• Einsatzplanung
• Kanban-Darstellung
• Meilensteine
• Unteraufgaben

Projekte können mit Kunden, Mitarbeitern und Projektzeiten verknüpft werden.

Ressourcen- und Einsatzplanung

Die Ressourcenplanung dient der Zuordnung und Planung betrieblicher Ressourcen. Als Ressourcen können nach Angaben des Anbieters unter anderem verwaltet werden:

• Personen
• Maschinen
• Material
• Werkzeuge
• Andere Ressourcen

Ressourcen können gruppiert und mit Eigenschaften versehen werden. Die Einsatzplanung kann Zeitraum, Dauer, Anforderungen und aktuelle Auslastung berücksichtigen. Hierfür wird unter anderem ein Auslastungskalender verwendet.

Asset Management

Für die Verwaltung betrieblicher Ressourcen enthält prokai ERP ein Asset Management. Auf der Preisseite werden insbesondere folgende Funktionen genannt:

• Fuhrpark-Management
• Gerätezuweisung für Mitarbeiter
• Software

Assets und Mitarbeiter können dadurch innerhalb derselben Plattform miteinander verknüpft werden.

Ticketsystem

prokai ERP enthält ein integriertes Ticketsystem für interne und externe Anfragen. Dazu gehören:

• Boards
• Ticketübersicht
• interne Tickets
• externe Tickets (für Kunden einsehbare Tickets)
• Zuordnung von Tickets zu Mitarbeitern
• Zuordnung von Tickets zu Kunden
• Aufgaben innerhalb von Tickets
• Kanban-Darstellung

Das Ticketsystem kann beispielsweise für interne Anfragen oder als Helpdesk für Supportfälle eingesetzt werden. Tickets können mit weiteren Daten innerhalb der Plattform verknüpft werden. Dazu zählen insbesondere Kunden, Mitarbeiter und projektbezogene Informationen.

Onboarding und Offboarding

prokai ERP enthält Funktionen für Eintritts- und Austrittsprozesse:

• Onboarding-Prozesse
• Offboarding-Prozesse

Die Prozesse werden innerhalb der gemeinsamen Mitarbeiterverwaltung abgebildet.

Projektzeiten

Neben der Anwesenheits- und Arbeitszeiterfassung enthält das ERP-Paket eine eigene Projektzeiterfassung. Projektzeiten können:

• Projekten zugeordnet werden
• Mitarbeitern zugeordnet werden
• zur Dokumentation erbrachter Leistungen verwendet werden
• in Leistungsnachweise einfließen
• mit nachgelagerten Abrechnungsprozessen verbunden werden

Damit werden Arbeitszeit und projektbezogene Leistungszeit innerhalb einer Plattform erfasst, jedoch unterschiedlichen betrieblichen Zwecken zugeordnet.

Kontakt- und Kundenverwaltung

prokai ERP enthält eine zentrale Kontaktverwaltung. Kontakte beziehungsweise Kunden können mit anderen Vorgängen innerhalb der prokai-Plattform verknüpft werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Projekte
• Tickets
• Angebote
• Aufträge
• Rechnungen

Auf der ERP-Produktseite wird dieser Bereich auch als Kundenverwaltung bezeichnet. Ein CRM ist auf der Release-Seite angekündigt.

Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft gehört zu den Funktionen, die auf der Preisseite ausdrücklich für das ERP-Paket ausgewiesen werden. Dazu gehören:

• Stammdaten
• Bestellungen
• Angebote
• Rechnungen
• Lager
• Aufträge

Auf der ERP-Seite werden außerdem kaufmännische Prozesse aus den Bereichen Beschaffung, Lagerung und Versand beschrieben.
Zusätzlich nennt die Produktseite:

• Wareneingänge
• Eingangsrechnungen
• Vertragsbearbeitung
• Abrechnung

Angebote, Aufträge und Rechnungen

prokai ERP kann für kaufmännische Vorgänge von der Angebotserstellung bis zur Rechnung eingesetzt werden.
Enthalten sind insbesondere:

• Angebote
• Aufträge
• Rechnungen
• Verknüpfung mit Kunden
• Verknüpfung mit Leistungsdaten
• Rechnungsversand aus dem ERP-System

Projektzeiten und Leistungsnachweise können dabei als Grundlage nachgelagerter Abrechnungsprozesse dienen.

Leistungsjournale und Leistungsnachweise

Das ERP-Paket enthält Leistungsjournale als Bestandteil des Reportings.
Zusätzlich können im Projektmanagement Leistungsnachweise aus projektbezogenen Daten erstellt werden.
Projektzeiten, Projekte, Kunden und Abrechnung können dadurch innerhalb derselben Datenstruktur miteinander verbunden werden.

Reporting

Für unternehmensweite Auswertungen enthält prokai ERP Reporting-Funktionen.
Auf der Preisseite werden insbesondere aufgeführt:

• Abwesenheitsstatistiken
• Auswertungen zu Arbeitszeitmodellen
• Leistungsjournale

Die ERP-Produktseite beschreibt darüber hinaus:

• Standardreports
• Export von Reports als Excel
• Export von Reports als PDF
• Reports zu Tickets
• Reports zu Projekten und Auslastung
• Reports zu Personal
• Reports zu Recruiting
• Reports zu Kunden
• Reports zu Assets
• Dashboards
• KPI-Widgets

Widgets können rollenabhängig konfiguriert, angeordnet und gespeichert werden.

E-Mail

Innerhalb der Plattform können unterschiedliche Arten von E-Mail-Postfächern eingebunden werden:

• Funktionspostfächer
• Persönliche Postfächer

Rollen und Berechtigungen

Zugriffe auf Daten und Funktionen lassen sich über Rollen und Berechtigungen steuern.
Aufgeführt werden:

• HR-Rollen
• Manager-Zugriff
• Self-Service für Mitarbeiter
• Zugriff auf Dokumente

API

Für technische Integrationen stellt prokai eine Programmierschnittstelle bereit:

• REST API für alle Funktionen

Angekündigte, noch nicht aktuelle Funktionen

CRM / Customer Relationship Management

Ein erweitertes CRM mit Pipeline- und Opportunity-Management ist auf der ERP-Seite für den GALAXY-Release am 21. Dezember 2026 angekündigt.
Zum derzeitigen Stand gehört diese angekündigte CRM-Funktion deshalb nicht zum aktuellen Funktionsumfang. Die bereits vorhandene Kontakt- und Kundenverwaltung ist davon zu unterscheiden.

Folgende technische Merkmale:

• Cloud-ERP
• auf Kundenwunsch Bereitstellung als On-Premise-Lösung
• Nutzung über den Browser
• Nutzung über Apps
• mobile Nutzung
• Rollen- und Berechtigungssystem
• REST API für alle Funktionen
• DATEV-Integration

prokai ERP ist das umfangreichste der drei prokai Pakete.
Die Plattform verbindet: HR + Zeiterfassung + Projektmanagement + Ticketsystem + Warenwirtschaft + ERP miteinander.
Dadurch können beispielsweise folgende Datenarten innerhalb eines Systems miteinander verknüpft werden:

• Mitarbeiter
• Kunden und Kontakte
• Projekte
• Aufgaben
• Tickets
• Arbeitszeiten
• Projektzeiten
• Ressourcen
• Assets
• Angebote
• Aufträge
• Rechnungen
• Leistungsdaten

Der Unterschied zwischen prokai HR und prokai ERP liegt insbesondere in den zusätzlichen operativen und kaufmännischen Funktionen.

Die aktuelle Preisseite weist ausschließlich beziehungsweise zusätzlich im ERP-Paket unter anderem folgende Funktionen aus:

• Dashboard
• Wissensmanagement
• Boards
• Ticketübersicht
• Projektzeiten
• Warenwirtschaft
• Stammdaten der Warenwirtschaft
• Bestellungen
• Angebote
• Rechnungen
• Lager
• Aufträge
• Leistungsjournale

prokai ERP erweitert damit die Personal- und Zeitwirtschaft um Funktionen zur Abbildung weiterer Unternehmensprozesse.

Ein wesentliches Merkmal der Produktstruktur ist die gemeinsame Nutzung von Daten in unterschiedlichen Funktionsbereichen.
Beispielsweise können:

• Mitarbeiter Projekten zugeordnet werden
• Mitarbeiter Tickets bearbeiten
• Kunden mit Projekten verknüpft werden
• Kunden mit Tickets verknüpft werden
• Projektzeiten Mitarbeitern und Projekten zugeordnet werden
• Projektzeiten in Leistungsnachweise einfließen
• Leistungsdaten in Abrechnungsprozesse einfließen
• Ressourcen in die Einsatzplanung einbezogen werden

Damit werden Personal-, Projekt-, Kunden- und kaufmännische Daten nicht ausschließlich in voneinander getrennten Modulen verwaltet.

prokai positioniert das ERP-System als Alternative zur Nutzung mehrerer voneinander getrennter Unternehmensanwendungen.
Der Anbieter beschreibt dabei insbesondere eine Tool-Landschaft aus einzelnen Systemen für:

• Recruiting
• Personalmanagement
• Zeiterfassung
• Projektmanagement
• Tickets
• Kundenverwaltung
• ERP und Warenwirtschaft

Das Produktkonzept von prokai besteht darin, diese Bereiche innerhalb einer Plattform (All-in-One) abzubilden und gemeinsame Daten zwischen den Funktionen zu verwenden.

prokai ERP wird auf der Preis-Seite mit 12 € pro Nutzer und Monat ausgewiesen.
Die Preisstruktur von prokai ist in drei Pakete gegliedert:

• Zeiterfassung: 6 € pro Nutzer und Monat
• HR/Personalmanagement: 8 € pro Nutzer und Monat
• ERP: 12 € pro Nutzer und Monat

Die auf der Preisseite innerhalb des ERP-Pakets aufgeführten Funktionen werden als Bestandteil dieses Pakets dargestellt.
prokai bezeichnet dieses Preismodell auf der ERP-Seite als „All-inclusive“-Ansatz. Damit positioniert der Anbieter das Produkt gegen ERP-Preismodelle, bei denen zusätzliche Funktionen oder Module separat berechnet werden.

prokai wird auf Social Media unter anderem über das eigenständige prokai Unternehmensprofil sowie über Kanäle des Anbieters OXITGEN und Personen aus dem Unternehmen kommuniziert.

Dort werden unter anderem Informationen zu:

• neuen prokai Funktionen
• ERP
• HR-Software
• Zeiterfassung
• Produktentwicklungen
• Releases
• Messeauftritten
• Anwendungsbeispielen

veröffentlicht.

Offizielle Social-Media-Kanäle:

LinkedIn – prokai GmbH ig: https://www.linkedin.com/company/prokai-erp/
LinkedIn – prokai Produktprofil: https://www.linkedin.com/products/oxitgen-prokai/
YouTube – prokai Produktvorschau:https://www.youtube.com/@prokai_software