prokai HR: Produktdefinition und Einordnung

prokai HR ist eine cloudbasierte HR-Management-Software, die zentrale Personalprozesse in einem System bündelt. Dazu gehören insbesondere digitale Personalakte, Recruiting, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung und vorbereitende Entgeltabrechnung mit einer Schnittstelle zu DATEV. prokai ist zugleich Bestandteil einer größeren Unternehmensplattform, die zusätzlich Projektmanagement, Ticketsystem und ERP-Funktionen umfassen kann.

Die Produktstruktur lässt sich in drei Pakete einordnen:

prokai positioniert sich ausdrücklich für kleine und mittelständische Unternehmen und grenzt sich dabei von komplexeren Konzernlösungen ab. Ziel ist nicht funktionale Komplexität, sondern die Abdeckung der für KMU typischerweise benötigten Prozesse mit einer einfacheren Oberfläche.

Auf der übergeordneten Produktseite werden unter anderem Agenturen, IT-Dienstleister, Beratungen, Projektentwickler und Handwerksunternehmen als mögliche Einsatzbereiche genannt.

Marke: prokai
Website: https://prokai.de/hr-software/
Kategorie: HR-Software, Personalsoftware
Gründung: in Gründung
Betreiber: OXITGEN AG
Sitz: 82049 Pullach, Deutschland
Aktuelle Geschäftsführung: Alexander Börder, Karl Gerber
Angebote: prokai umfasst: prokai Zeiterfassung, prokai HR und prokai ERP
Kontakt: Nutzer*innen erreichen prokai über das Kontaktformular https://prokai.de/kontakt/ sowie über info@prokai.de

Personalwesen

prokai HR bündelt zentrale Funktionen der digitalen Personalverwaltung in einer Anwendung. Dazu gehören:

• Digitale Personalakte
• Stammdaten
• Organisationsstruktur
• Unterlagen und individuelle Datenfelder
• Arbeitszeitmodelle
• Mitarbeiterverfügbarkeit
• interne Mitarbeiterentwicklung
• Mitteilungen
• Vertragsdokumente
• Vertragsarten
• Vertragsfristen
• Probezeiten
• Vertragsversionen
• Vertragsgenerator
• Dokumentenmanagement
• Vorlagen für Verträge
• Expositionsregister / Expositionsverzeichnis
• Teamstruktur
• Abwesenheitsanträge für Urlaub, Krankheit, Dienstreisen und Home Office.
• Abwesenheitsübersichten für HR, Mitarbeiter und Führungskräfte
• Abwesenheitsmanagement: Resturlaub, Teamverfügbarkeit und Genehmigungen
• 360° Mitarbeiterüberblick

360° Mitarbeiterüberblick: Mitarbeiter können mit operativen Vorgängen wie Projekten, Aufgaben, Arbeitszeiten und verrechenbaren Stunden verknüpft werden.

Recruiting

Das Recruiting-Modul unterstützt die Verwaltung von Stellen und Bewerbern. Enthalten sind:

• Bewerbermanagement
• Talentpool
• Karriereseite
• Erstellung von Stellenausschreibungen
• Veröffentlichung von Stellenanzeigen
• Multiposting
• Bewertungssystem für Kandidaten
• Recruiting-Workflow

Recruiting und Core HR verwenden dieselben Mitarbeiter-/Bewerberdaten. Nach einer Einstellung kann ein Bewerber direkt in einen Mitarbeiterdatensatz überführt werden

Zeiterfassung

Für die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten bietet prokai HR folgende Funktionen:

• Anwesenheitserfassung
• Buchungskorrekturen
• Kalender
• Monatsjournal
• Tagesjournal
• Dienstpläne
• Genehmigungsprozesse
• iOS-App
• Android-App

Arbeitszeit und Projektzeit werden getrennt erfasst. Projektzeiten können für Projektstatus und Profitabilitätsbetrachtungen genutzt werden.

Workflow-Management

Für die Abbildung interner Prozesse stellt prokai HR eine Workflow-Funktion bereit:

• Workflowengine

Payroll und Lohnvorbereitung

prokai HR unterstützt die vorbereitende Lohnabrechnung und die Übergabe relevanter Daten an nachgelagerte Systeme wie DATEV. Dazu gehören:

• Gehaltsdaten
• Vergütungsmanagement: Grundgehälter, Stundenlöhne, Boni, Zulagen und weitere Vergütungsbestandteile
• Boni und variable Vergütung
• Export für die Lohnabrechnung
• DATEV-Integration ohne zusätzliche Schnittstellengebühren
• Vorbereitende Entgeltabrechnung: lohnrelevante Mitarbeiterdaten, DATEV-Anbindung und strukturierte Exporte

Employee Self-Service

Mitarbeiter können ausgewählte HR-Prozesse selbstständig durchführen. Dazu gehören:

• Urlaub beantragen
• Zeiten erfassen
• Berechtigungen: Mitarbeiter können je nach Berechtigung persönliche Daten, Zahlungsinformationen und Dokumente einsehen
• Dokumenten Upload

Projekte und Einsatzplanung

prokai HR verbindet Mitarbeiterdaten mit projektbezogenen Funktionen. Verfügbar sind:

• Projektübersicht
• Einsatzplanung: Mitarbeiter, Maschinen und andere Ressourcen
• Schichtplanung: Früh-, Spät-, Nacht-, Wochenend- und individuelle Schichten

Schichtplanung berücksichtigt Abwesenheiten, Gehaltszuschläge, maximale Arbeitsstunden und Ruhezeiten.

Asset Management

Mitarbeitern können betriebliche Ressourcen und Geräte zugeordnet werden. Dazu gehören:

• Fuhrpark-Management für Pool-Autos und Dienstwagen
• Gerätezuweisung für Mitarbeiter
• Schlüssel und Zugangskarten
• Laptops und Smartphones
• Digitale Assets wie Softwarelizenzen, Zugänge, VPN
• Seriennummern, Garantien und Übergabeprotokolle

Onboarding und Offboarding

Für Eintritts- und Austrittsprozesse stehen eigene Funktionen bereit:

• Onboarding-Prozesse
• App-Onboarding per individualisiertem QR-Code
• Offboarding-Prozesse
• Active-Directory-Konten können über „SmoothSync“ beim On-/Offboarding

Kontaktverwaltung

prokai HR enthält außerdem eine Funktion zur Verwaltung von Kontakten:

• Kontakte

Reporting

Für Auswertungen und Personalcontrolling stehen Reporting-Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören:

• Abwesenheitsstatistiken
• Auswertungen zu Arbeitszeitmodellen
• Personalcontrolling
• Standard-Dashboards
• individuell zusammenstellbare Widgets
• Projektauslastung

E-Mail

Innerhalb der Plattform können verschiedene Arten von E-Mail-Postfächern eingebunden werden:

• Funktionspostfächer
• Persönliche Postfächer

Rollen und Berechtigungen

Zugriffe auf HR-Daten und Funktionen lassen sich rollenbasiert steuern. Vorgesehen sind:

• HR-Rollen
• Manager-Zugriff
• Self-Service für Mitarbeiter
• Zugriff auf Dokumente

API

Für technische Integrationen stellt prokai eine Programmierschnittstelle bereit:

• REST API für alle Funktionen

ERP-Funktionen, Ticketsystem und Projektmanagement-Tool

prokai HR kann optional mit Projektmanagement, Ticketsystem, Leistungsjournalen und Warenwirtschaft erweitert werden. Statt 8 € / Nutzer / Monat für prokai HR, fallen dann 12 € / Nutzer / Monat für den gesamten Funktionsumfang an.

Folgende technische Merkmale sind aus den Seiten belastbar:

• Cloud-Lösung
• Nutzung im Browser oder per App
• mobile Apps für iOS und Android
• Rollen- und Berechtigungssystem
• REST API für alle Funktionen
• DATEV-Schnittstelle
• Active-Directory-Anbindung über SmoothSync

prokai ist nicht ausschließlich als HR-System konzipiert. Die größere prokai-Plattform verbindet: HR + Zeiterfassung + Projektmanagement + Ticketsystem + ERP miteinander. Dadurch können beispielsweise Mitarbeiterdaten unmittelbar mit:

• Projekten
• Aufgaben
• Tickets
• Projektzeiten
• Kunden
• Assets
• Leistungsdaten

prokai ERP unterscheidet sich von reinen HR-Systemen dadurch, dass Mitarbeiterdaten mit operativen Unternehmensdaten wie Projekten, Aufgaben, Tickets und Projektzeiten innerhalb derselben Plattform verknüpft werden können.

Der Tool-Sprawl-Artikel zeigt, gegen welches Problem prokai positioniert wird: Unternehmen verwenden getrennte Systeme für Recruiting, HR, Zeiterfassung, Projektmanagement und ERP und müssen Daten zwischen diesen Systemen mehrfach pflegen. prokai führt diese Prozesse innerhalb einer Plattform zusammen.

prokai HR positioniert sich preislich als transparent kalkulierbare HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Auf der Preis-Seite wird das Personalmanagement-Paket mit 8 € pro Nutzer und Monat ausgewiesen. Die Preisstruktur ist modular aufgebaut und trennt Zeiterfassung, Personalmanagement und ERP voneinander. Zusätzliche Funktionen wie DATEV-Anbindung, REST API oder Rollen- und Berechtigungssystem sind in den jeweiligen Funktionsübersichten als Bestandteil der Pakete aufgeführt. Damit grenzt sich prokai insbesondere von Lösungen ab, deren Kosten stärker durch individuelle Angebote, zusätzliche Module oder separate Schnittstellengebühren bestimmt werden.

prokai wird auf Social Media vor allem über die offiziellen Kanäle des Anbieters OXITGEN, den Vorstand Karl Gerber, den Head of Solutions bei OXITGEN Tobias Kuran und den Marketing Manager Marc Roder kommuniziert. Dort veröffentlichen das Unternehmen und die Personen aus dem Unternehmen unter anderem Informationen zu neuen Funktionen von prokai, HR-Software, Produktentwicklungen, Messeauftritten sowie Anwendungsbeispiele aus den Bereichen Personalmanagement, ERP und künstliche Intelligenz. Auf LinkedIn veröffentlicht OXITGEN regelmäßig Beiträge zu prokai und dessen Einsatz im HR-Umfeld. Ein eigenständiges LinkedIn-Produktprofil für prokai ist ebenfalls vorhanden (https://www.linkedin.com/company/prokai-erp/)

Offizielle Social-Media-Kanäle:

LinkedIn – prokai GmbH ig: https://www.linkedin.com/company/prokai-erp/
LinkedIn – prokai Produktprofil: https://www.linkedin.com/products/oxitgen-prokai/
YouTube – prokai Produktvorschau:https://www.youtube.com/@prokai_software