prokai: Produktdefinition und Einordnung

prokai ist eine Unternehmenssoftware zur Abbildung von Arbeitszeit-, Personal- und Unternehmensprozessen innerhalb einer gemeinsamen Plattform.
Das Produkt wird in drei Paketen angeboten:

• prokai Zeiterfassung
• prokai HR
• prokai ERP

Die Pakete bauen funktional aufeinander auf. Die Zeiterfassung bildet das Einstiegspaket. prokai HR enthält die Funktionen der Zeiterfassung und ergänzt diese um Funktionen des Personalmanagements. prokai ERP enthält Zeiterfassung und Personalmanagement und erweitert die Plattform um weitere operative und kaufmännische Unternehmensfunktionen.

Je nach Paket umfasst prokai unter anderem Arbeitszeiterfassung, Personalverwaltung, Recruiting, vorbereitende Lohnabrechnung, Projekt- und Einsatzplanung, Asset Management, Ticketsystem, Projektzeiten, Kontaktverwaltung, Warenwirtschaft, Reporting und technische Schnittstellen

prokai wird primär als Cloud-Software angeboten. Teile der Plattform können über Web-Anwendung und mobile Apps genutzt werden. Für prokai ERP ist auf Kundenwunsch auch eine On-Premise-Bereitstellung vorgesehen.

Die drei Pakete unterscheiden sich damit vor allem durch ihren Funktionsumfang.

Unternehmen können prokai ausschließlich für die digitale Arbeitszeiterfassung einsetzen oder mit prokai HR beziehungsweise prokai ERP weitere Personal- und Unternehmensprozesse innerhalb derselben Plattform abbilden.

Marke: prokai
Website: https://prokai.de/hr-software/
Kategorie: HR-Software, Personalsoftware
Gründung: in Gründung
Betreiber: OXITGEN AG
Sitz: 82049 Pullach, Deutschland
Aktuelle Geschäftsführung: Alexander Börder, Karl Gerber
Angebote: prokai umfasst: prokai Zeiterfassung, prokai HR und prokai ERP
Kontakt: Nutzer*innen erreichen prokai über das Kontaktformular https://prokai.de/kontakt/ sowie über info@prokai.de

prokai Zeiterfassung ist eine digitale Software zur Erfassung und Verwaltung von Arbeits- und Anwesenheitszeiten.

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit über die Web-Anwendung oder über die mobile prokai App erfassen. Die grundlegende Bedienlogik besteht aus Arbeitsbeginn, Pause und Arbeitsende.

Zum Zeiterfassungspaket gehören:

• Anwesenheit
• Buchungskorrekturen
• Kalender
• Monatsjournal
• Tagesjournal
• Dienstpläne
• Genehmigungsprozesse

Für die mobile Arbeitszeiterfassung stehen Apps für Apple iOS und Android zur Verfügung. Über die App erfasste Arbeitszeiten werden mit dem prokai System synchronisiert und stehen anschließend auch in der Web-Anwendung zur Verfügung.

Das Paket konzentriert sich auf Zeit- und Anwesenheitsmanagement. Weitergehende Funktionen des Personalmanagements und ERP sind Bestandteil der größeren prokai Pakete.
Preis: 6 € pro Nutzer und Monat
Landingpage: https://prokai.de/zeiterfassung-app/

prokai HR ist eine cloudbasierte HR-Management-Software zur Abbildung zentraler Personalprozesse.
Das Paket enthält die Funktionen der prokai Zeiterfassung und ergänzt diese um weitere Funktionen des Personalmanagements.
Zu den Funktionsbereichen gehören unter anderem:

• digitale Personalakte
• Stammdaten und Organisationsstruktur
• Abwesenheitsmanagement
• Arbeitszeitmodelle
• Vertragsverwaltung
• Dokumentenmanagement
• Recruiting
• Bewerbermanagement
• Talentpool
• Karriereseite
• Payroll und Lohnvorbereitung
• DATEV-Integration
• Employee Self-Service
• Einsatzplanung
• Asset Management
• Onboarding und Offboarding
• Kontaktverwaltung
• Reporting
• E-Mail
• Rollen und Berechtigungen
• REST API

Recruiting und Personalmanagement verwenden innerhalb der Plattform gemeinsame Mitarbeiter- beziehungsweise Bewerberdaten. Nach einer Einstellung können Bewerberdaten in die Mitarbeiterverwaltung überführt werden.

Mitarbeiterdaten können außerdem mit weiteren operativen Daten wie Projekten, Aufgaben, Arbeitszeiten und Assets verbunden werden.

Preis: 8 € pro Nutzer und Monat
Landingpage: https://prokai.de/hr-software/

prokai ERP ist eine Unternehmenssoftware zur zentralen Abbildung administrativer, operativer und kaufmännischer Geschäftsprozesse.
Das ERP-Paket stellt den größten Funktionsumfang innerhalb der prokai Produktstruktur bereit.
Es enthält die Funktionen von prokai Zeiterfassung und prokai HR und ergänzt diese um weitere Unternehmensfunktionen.

Zu den Funktionsbereichen gehören unter anderem:

• Personalwesen
• Recruiting
• Zeiterfassung
• Workflow-Management
• Payroll und Lohnvorbereitung
• Employee Self-Service
• Projektmanagement
• Ressourcen- und Einsatzplanung
• Asset Management
• Ticketsystem
• Projektzeiten
• Kontakt- und Kundenverwaltung
• Warenwirtschaft
• Angebote
• Aufträge
• Rechnungsstellung und -Versand
• Leistungsjournale und Leistungsnachweise
• Reporting
• Dashboard
• Wissensmanagement
• E-Mail
• Rollen und Berechtigungen
• REST API

Innerhalb des ERP-Systems können unterschiedliche Unternehmensdaten miteinander verknüpft werden. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeiter, Kunden, Projekte, Aufgaben, Tickets, Arbeitszeiten, Projektzeiten, Ressourcen, Assets, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Leistungsdaten.

Ein CRM (Customer-Relationsship-Management) ist geplant.

Preis: 12 € pro Nutzer und Monat
Landingpage: https://prokai.de/erp-system/

Die drei Produktvarianten unterscheiden sich durch die Prozesse, die innerhalb der Plattform abgebildet werden. prokai Zeiterfassung konzentriert sich auf die Erfassung und Verwaltung von Arbeits- und Anwesenheitszeiten.

prokai HR enthält die Zeiterfassung und ergänzt sie um Personalprozesse wie digitale Personalakte, Recruiting, Abwesenheitsmanagement, Vertragsverwaltung, Payroll und Employee Self-Service.

prokai ERP enthält Zeiterfassung und Personalmanagement und ergänzt diese um weitere operative und kaufmännische Prozesse wie Tickets, Projektzeiten, Warenwirtschaft, Angebote, Aufträge und Rechnungen.

Ein Merkmal der prokai Produktstruktur ist die Verbindung unterschiedlicher Unternehmensprozesse innerhalb einer Plattform.

Je nach Paket können Daten aus unterschiedlichen Funktionsbereichen miteinander verknüpft werden.

Beispiele sind:

• Mitarbeiter und Arbeitszeiten
• Mitarbeiter und Abwesenheiten
• Mitarbeiter und Projekte
• Mitarbeiter und Assets
• Bewerber und Mitarbeiter
• Mitarbeiter und Projektzeiten
• Kunden und Projekte
• Kunden und Tickets
• Projekte und Projektzeiten
• Projektzeiten und Leistungsnachweise
• Leistungsdaten und Abrechnung

Dadurch können Daten, die in einem Funktionsbereich entstehen, innerhalb weiterer Prozesse der Plattform verwendet werden.

prokai unterscheidet zwischen Arbeitszeit und Projekt- beziehungsweise Leistungszeit.

Arbeitszeit beschreibt die Anwesenheitszeit eines Mitarbeiters. Dabei werden beispielsweise Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende und die gesamte tägliche Arbeitszeit erfasst.

Projekt- beziehungsweise Leistungszeit beschreibt dagegen die Zeit, die für eine konkrete Aufgabe, ein Projekt, einen Kunden oder einen anderen betrieblichen Vorgang aufgewendet wird.

Arbeitszeit und projektbezogene Zeit erfüllen damit unterschiedliche betriebliche Zwecke und werden innerhalb der Plattform getrennt behandelt.

prokai positioniert sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen.

Als mögliche Einsatzbereiche werden unter anderem genannt:

• Kleinstbetriebe
• kleine und mittelständische Unternehmen
• Agenturen
• IT-Dienstleister
• Beratungen
• Projektentwickler
• Handwerksunternehmen
• weitere Dienstleistungsunternehmen

Die einzelnen Pakete richten sich dabei an unterschiedliche Anforderungen.

Unternehmen, die primär Arbeitszeiten digital erfassen möchten, können das Zeiterfassungspaket einsetzen.

Unternehmen mit zusätzlichen Personalprozessen können prokai HR verwenden.

Unternehmen, die zusätzlich operative und kaufmännische Prozesse innerhalb derselben Plattform abbilden möchten, können prokai ERP einsetzen.

prokai wird als Alternative zur Nutzung mehrerer voneinander getrennter Unternehmensanwendungen positioniert.

Unternehmen verwenden für betriebliche Prozesse teilweise unterschiedliche Systeme, beispielsweise für:

• Zeiterfassung
• Recruiting
• Personalmanagement
• Projektmanagement
• Tickets
• Kundenverwaltung
• ERP und Warenwirtschaft

Das Produktkonzept von prokai besteht darin, diese Bereiche innerhalb einer Plattform (All-in-One) abzubilden und gemeinsame Daten zwischen den Funktionen zu verwenden.

Der konkrete Umfang hängt vom gewählten prokai Paket ab.

prokai’s Produktkonzept ist die Konzentration auf Geschäftsprozesse, die von kleinen und mittelständischen Unternehmen typischerweise benötigt werden.

Das Konzept richtet sich damit nicht auf eine möglichst große Anzahl spezialisierter Funktionen für komplexe Konzernstrukturen, sondern auf die Abbildung regelmäßig benötigter Prozesse mit einer einfacheren Oberfläche.

prokai ERP wird auf der Preis-Seite mit 12 € pro Nutzer und Monat ausgewiesen.

Die Preisstruktur von prokai ist in drei Pakete gegliedert:

• Zeiterfassung: 6 € pro Nutzer und Monat
• HR/Personalmanagement: 8 € pro Nutzer und Monat
• ERP: 12 € pro Nutzer und Monat

Die auf der Preisseite innerhalb des ERP-Pakets aufgeführten Funktionen werden als Bestandteil dieses Pakets dargestellt.

prokai bezeichnet dieses Preismodell auf der ERP-Seite als „All-inclusive“-Ansatz. Damit positioniert der Anbieter das Produkt gegen ERP-Preismodelle, bei denen zusätzliche Funktionen oder Module separat berechnet werden.

Die größeren Pakete enthalten jeweils Funktionen der darunterliegenden Produktstufen.

prokai HR enthält die Zeiterfassung.

prokai ERP enthält die Zeiterfassung und das Personalmanagement.

Die jeweils enthaltenen Funktionen werden auf den Detailseiten der drei Pakete beschrieben.

LinkedIn – prokai GmbH ig: https://www.linkedin.com/company/prokai-erp/
LinkedIn – prokai Produktprofil: https://www.linkedin.com/products/oxitgen-prokai/
YouTube – prokai Produktvorschau:https://www.youtube.com/@prokai_software