prokai Ticketsystem: Ihr Ticket raus aus dem Chaos
Managen Sie externe wie interne Anfragen mit dem integrierten prokai Ticketsystem. Ideal, um beispielsweise ein Helpdesk für Supportfälle einzurichten. Mitarbeiter können interne und externe Tickets in prokai genauso zentral bearbeiten wie Projekte und zugehörige Aufgaben nach gleichem Aufbau. Intuitiv und maximal effizient – alles in einem Tool.
- Erfassung von Projektzeiten
- Vollumfängliches Helpdesk für interne wie externe Tickets
- Effiziente Bearbeitung von Supportfällen
- Automatisch generierte Mail-Antwort für verschiedene Ticket-Bearbeitungsstufen
- Übersicht über offene Tickets, inkl. Status
- Externe Freigabe für jedes einzelne Ticket möglich, um Kunden Einsicht zu gewähren
Was ist ein Ticketsystem?
In einem Ticketsystem organisieren viele Teams und Unternehmen ihre To Do’s. Stellt ein Kunde dem IT-Support zum Beispiel die Aufgabe “Laptop reparieren”, so wird ein Ticket erstellt. Nun kann der betreffende Laptop-Experte sich das Ticket schnappen und bearbeiten, die Projektleitung kann den Bearbeitungsstand von Tickets im Blick behalten, der IT-Support kann weiter Anrufe annehmen und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter können (zumindest in prokai) direkt auf Tickets gebucht werden. Im letzten Schritt kann direkt in prokai die Rechnung für die Laptop-Reparatur erstellt werden – inklusive Leistungsschein.
Vorteile eines Ticketsystems?
Im Zeitalter multinationaler Konzerne, Home Office und Digitalisierung ist die Beliebtheit von Ticketsystemen stark gewachsen, da alle Vorgänge und Kommunikation rund um eine bestimmte Aufgabe im Ticket gebündelt werden. Kundenmails, Dateien, Kommentare und Nachfragen stehen gebündelt am richtigen Ort: in prokai. Auch wenn verschiedene Sprachen oder Zeitzonen zwischen den Mitarbeitern liegen. Des Weiteren gehen mündliche, über den Tisch gerufene Arbeitsanweisungen nicht im Trubel des Tages unter.
Was kostet ein Ticketsystem?
Das prokai Ticketsystem gibt es aktuell nur in der Komplettlösung, die 12 € pro User und Monat kostet. Damit ist prokai zwar 1-2 € teurer als ähnliche Projekt-Tools, bietet allerdings eine vollumfängliche Unternehmensplattform (Zeiterfassung, HR, ERP) inklusive. Für diesen Funktionsumfang hat prokai ein revolutionär gutes Preis-Leistungsverhältnis.
Vergleicht man prokai mit klassischen, etablierten IT- und Helpdesk-Ticketsystemen, ist der Preis von prokai deutlich günstiger und bietet die Möglichkeit, kinderleicht alle Unternehmensprozesse in einem einzigen Tool zu zentralisieren.
Klassische Ticketsysteme bilden meist nur den reinen Incident oder Servicerequest Prozess ab. Prokai geht darüber hinaus: Kunde, Vertrag, Projekt, Asset, Mitarbeiter Skill, Arbeitszeit und Kosten sind durchgängig miteinander verknüpft, genau die Datenbasis, die man für sauberes ITSM nach ITIL Prinzipien braucht. Über Servicekatalog und Kritikalitätsstufen lassen sich SLAs realistisch steuern, über die Skill Zuordnung landen Tickets bei den richtigen Mitarbeitenden, und durch die Verknüpfung von Arbeitszeit und Kosten wird jede Leistung verursachergerecht nachvollziehbar, inklusive belastbarer ROI-Aussagen.
Gianmarco Poropat
ITIL® 4 MP & Teamleiter Infrastructures & Security, Helpdesk, Customer Service
Die Features des prokai Ticketsystems
-
Zentrale Ticketverwaltung
Managen Sie externe wie interne Anfragen mit dem integrierten prokai Ticketsystem. Ideal, um ein Helpdesk für Supportfälle einzurichten oder Projekte erfolgreich umzusetzen. Mitarbeiter bearbeiten interne und externe Tickets in prokai zentral und wechseln nahtlos zwischen Support- und Projekt-Tickets. Intuitiv und maximal effizient – alles in einem Tool.
-
Helpdesk
prokai eignet sich ideal, um ein Helpdesk für Supportfälle einzurichten. Bearbeiten Sie interne wie externe Anfragen und Supportfälle effizient. Mit einem einfachen Schalter können Tickets dem Kunden extern verfügbar gemacht werden, so dass dieser den Status des Tickets live mitverfolgen und sogar selbst kommentieren kann. Der IT-Support der OXITGEN AG (die Firma hinter prokai) arbeitet übrigens auch selbst mit prokai.
-
Externe und Interne Tickets
Wie gerade erwähnt, können Sie Tickets einem einfachen Schalter dem Kunden extern verfügbar machen, so dass dieser den Status des Tickets live mitverfolgen kann. Ähnlich wie bei der Sendungsverfolgung eines Pakets können Sie damit den Wartestress von Kunden verringern und werden nicht durch “Wie ist der Stand”-Anrufe von der Erledigung eben dieser Tasks abgehalten. Außerdem kann der Kunde direkt im Ticket Kommentare hinterlassen, um beispielsweise neue Informationen hinzuzufügen. Unnötige Anfragen an den Kundenservice werden so gesenkt und der Kommunikationsaufwand deutlich reduziert.
-
Projektmanagement
Verwalten Sie Ihre Projekte direkt in prokai. Wenn man es genau nimmt, bieten wir eigentlich ein 2-in-1 Tool an. Projektmanagement und Ticketsystem kombiniert in einer Lösung. Mit entsprechenden Features wie Boards, Meilensteinen und Unteraufgaben. Daher ist auch Projektzeiterfassung möglich, so dass die Aufwände für und die Profitabilität von Projekten und Tickets einfach ersichtlich sind.
-
Nahtloser Wechsel zwischen Helpdesk- und Projekt-Tickets
Sollten Sie prokai nur als reines Ticketsystem nutzen wollen, ist das ohne Probleme möglich. Die Benutzeroberfläche ist bewusst einfach gehalten und stark auf Übersichtlichkeit getrimmt. Dennoch ist ein kinderleichter Wechsel zwischen den Ticketarten möglich, um dem integralen Aufbau der Software treu zu bleiben und das Beste aus beiden Welten zu bieten.
-
Automatisierte Mails
Wer kennt es nicht: Das Ticket ist abgearbeitet, der Staub von den Händen geklopft und der Schweiß von der Stirn gewischt. Doch leider weiß ihr Kunde noch nicht, dass sein Anliegen zu vollster Zufriedenheit bearbeitet wurde, denn der letzte Mitarbeiter hat leider vergessen “Lieber Kunde, alles erledigt” zu schreiben.
Mit prokai halten Sie Ihre Kunden über Ticket-Updates jederzeit auf dem Laufenden. Stellen Sie einfach automatisierte Mails ein, um regelmäßig den Status und natürlich am Ende den Abschluss zu kommunizieren.
-
Dokumente und Mailverläufe
Daten, die Projektleiter und Mitarbeiter für die Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen, sollten weder im Mailpostfach des einen, noch in der wilden Ordnerstruktur des anderen ihr tristes Dasein fristen. Dokumente und Mailverläufe gehören ins Ticket und daher können Sie bei prokai solche Daten auch direkt im Ticket hochladen. Besonders bei ungeplanten Abwesenheiten, Fluktuation oder Führungswechsel werden die To Do’s weiter abgearbeitet und Ihr Geschäft bleibt nicht stehen.
-
Aufwände kinderleicht aufs Ticket buchen
Welche Tickets laufen eigentlich hochprofitabel, und welche Services sind echte Zeitfresser? Das behalten Sie jetzt ganz einfach im Blick: Mit prokai buchen Sie Projektaufwände kinderleicht direkt aufs zugehörige Ticket, um entweder Ihre Kosten zu reduzieren, ihren Profit zu maximieren, Ihre Prozesse zu optimieren oder Leistungsscheine zu erzeugen. Wo es häufig gefühlte Wahrheiten (intern oder von Kunden) gibt, bringen nackte Zahlen dank prokai eine zielführende Objektivität in die ein oder andere Diskussion.
-
Generieren Sie blitzschnell Leistungsnachweise
Haben Sie auch Kunden, die auf den Cent genau wissen wollen, für was sie bezahlen? Mit prokai generieren Sie blitzschnell Leistungsnachweise aus Tickets und gebuchten Aufwänden. Damit geht man doch lieber ins Gespräch, als sich schwammige Beratersprüche auszudenken, die den Kunden am Ende nur vergraulen. Und für die anderen 90% Ihrer Kunden, ist es einfach ein ehrlicher authentischer Service, der Ihre Rechnungsstellung beschleunigt und Ihnen mehr Zeit für spannendere Aufgaben freischaufelt.
-
Rechnungserstellung und Versand
Mit prokai kombinieren Sie erledigte Tickets direkt mit der Rechnungsstellung. Das System übernimmt beispielsweise die erfassten Zeiten fehlerfrei in Ihre Abrechnung. Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen, in der Preview kontrollieren und herunterladen– alles in einer einzigen Lösung. So ist die nächste Rechnungsmail blitzschnell fertig.
Und das Beste: Das alles (und noch viel mehr) erhalten Sie mit prokai für einen revolutionär kleinen Preis
Warum?
Weil wir der festen Überzeugung sind, dass jedes Unternehmen von einem modernen Ticketsystem profitiert. Wir sind daher Freunde von fairen Preisen, die sich auch Kleinunternehmer und Mittelstand leisten können und wollen.
Die weitere Rechnung ist denkbar einfach.
Wir bauen ein geiles Ticketsystem, das funktioniert und leicht zu bedienen ist. Wenn Sie dann mit unserem System zufrieden und erfolgreich sind, sind auch wir zufrieden und erfolgreich. Und vermutlich stimmen Sie uns zu:
Gemeinsamer Erfolg macht am meisten Spaß!
FAQs
-
Ja, denn bei Asana, monday und Co. kauft man ein (zugegeben) tolles Board-Tool, muss aber häufig für Zeiterfassung und für Rechnungsstellung zusätzliche Software bemühen oder Module hinzubuchen. Bei prokai ist dieser gesamte Workflow für 12 € pro User und Monat aus einer Hand, was es zu einer beachtenswerten Alternative macht.
-
Ja, denn während reine Ticketsysteme wie Zammad, Jira oder Freshdesk beim Einstiegspreis ähnlich günstig liegen wie prokai, spart man bei uns bares Geld bei Zusatzfunktionen, Schnittstellen und extra Modulen. Wer Zeiterfassung, HR-Software und Abrechnung bei Jira oder Zendesk nachrüstet, zahlt durch Gebühren und Lizenzstufen schnell das Dreifache! prokai ist explizit eine All-Inclusive oder auch All-in-one Software, da wir explizit keine billige Kaffee-Kapselmaschine verkaufen, die sich später durch überteuerte Kapseln ihr Geld wieder reinholt.
-
Ein Vorteil von Ticketsystemen wie prokai ist, dass wichtige Informationen, E-Mails, Dokumente, Kommentare und Statusänderungen direkt im Ticket gespeichert werden. So wissen unterschiedliche Teams, wie Support und Kundenservice, technischer Außendienst, Buchhaltung etc jederzeit, welche Anfragen offen sind, wer zuständig ist und welche nächsten Schritte anstehen. Alle Informationen sind zentral und digital gebündelt und direkt im Ticket einsehbar. Auf einen Blick ist alles da – und zwar auch dann, wenn der zuständige Kollege gerade krank oder im Urlaub ist.